Bộ phận Văn thư Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh xử lý tài liệu trên hệ thống Hồ sơ công việc
Trong những năm gần đây, dưới sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh, các Ban HĐND tỉnh, nhất là của lãnh đạo Văn phòng và sự phối kết hợp chặt chẽ của các Phòng chuyên môn, các tổ chức đoàn thể trong Văn phòng, Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của Phòng nói riêng và nhiệm vụ chính trị của cơ quan Văn phòng nói chung, đặc biệt là trong công tác phục vụ các kỳ họp của Hội đồng nhân dân tỉnh.
Trong năm 2022, Hội đồng nhân dân tỉnh Điện Biên khóa XV, nhiệm kỳ 2021-2026 đã tổ chức thành công 05 kỳ họp trong đó có 02 kỳ họp thường lệ và 03 kỳ họp để giải quyết công việc phát sinh đột xuất. Các kỳ họp đã xem xét, quyết định nhiều chủ trương, biện pháp quan trọng đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng - an ninh của địa phương. Để làm nên thành công của các kỳ họp HĐND tỉnh, không thể thiếu công tác phục vụ của Văn phòng, trong đó có sự đóng góp của phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị. Công chức, người lao động trong Phòng luôn nhận thức được yếu tố góp phần vào thành công của các kỳ họp HĐND tỉnh không chỉ nằm ở việc tham mưu chuẩn bị đầy đủ các nội dung trình tại kỳ họp mà công tác phục vụ, chuẩn bị các điều kiện về cơ sở để tổ chức kỳ họp vô cùng quan trọng. Tập thể Phòng xác định công tác phục vụ kỳ họp là việc làm định kỳ thường xuyên, để nâng cao chất lượng phục vụ và tạo tính chuyên nghiệp trong công tác phục vụ kỳ họp, Phòng đã chủ động phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và từng công chức, người lao động, mỗi người một nhiệm vụ nhưng có sự phối hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành các nhiệm vụ chung của Phòng.
Với tinh thần trách nhiệm, đoàn kết công chức, người lao động trong Phòng đã phối hợp tốt với nhau để thực hiện nhiệm vụ chung của phòng và trong từng bộ phận, cụ thể: (1) bộ phận tiếp nhận tài liệu kỳ họp, đây là công việc đòi hỏi sự cẩn thận, khoa học và tỉ mỉ, số lượng tài liệu các kỳ họp HĐND tỉnh rất nhiều đặc biệt là tài liệu các kỳ họp thường lệ giữa năm và cuối năm. Công chức phụ trách công tác văn thư nâng cao tinh thần trách nhiệm, kịp thời tiếp nhận tài liệu bản điện tử, bản giấy, sao in và chuyển tài liệu cho các Ban HĐND tỉnh nghiên cứu, họp thẩm tra trước các kỳ họp; (2) công tác đón tiếp khách về dự kỳ họp đảm bảo chu đáo, trọng thị, để làm tốt công tác này phòng đã chủ động tham mưu cho Lãnh đạo ban hành chương trình đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho đại biểu về dự kỳ họp, trong năm 2022 phòng đã tham mưu cho Văn phòng đón tiếp trên 200 lượt đại biểu ở các huyện, thị xã về dự kỳ họp HĐND tỉnh; (3) công tác thanh toán chế độ và phục vụ ăn ca, giải khát cho đại biểu về dự kỳ họp đảm bảo kịp thời và đúng chế độ chính sách theo quy định hiện hành, phòng đã chủ động tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng lập dự toán, quản lý và sử dụng kinh phí hoạt động của HĐND trước các kỳ họp theo quy định; (4) Công tác tác chuẩn bị hội trường trung tâm và các phòng họp cho Tổ đại biểu thảo luận, phòng đã chuẩn bị các điều kiện phục vụ tại kỳ họp, trang trí khánh tiết, tham mưu sơ đồ chỗ ngồi, đặt biển tên đại biểu khoa học, hợp lý và các điều kiện khác như tăng âm, loa đài, micro… góp phần nâng cao chất lượng trong quá trình các đại biểu thảo luận tại hội trường và tại các phòng họp thảo luận tổ; (5) việc bố trí phương tiện phục vụ đại biểu dự kỳ họp, để phục vụ chu đáo các đồng chí lãnh đạo Đoàn ĐBQH tỉnh, đại biểu Quốc hội tỉnh, Thường trực HĐND, lãnh đạo các Ban HĐND tỉnh và lãnh đạo Văn phòng dự kỳ họp, phòng đã chủ động xây dựng phương án, bố trí xe, các đồng chí lái xe được phân công đưa đón cũng đã nêu cao tinh thần trách nhiệm, tích cực để thực hiện phục vụ các đồng chí lãnh đạo về dự kỳ họp đầy đủ và đảm bảo thời gian theo quy định. Ngoài thực hiện những nhiệm vụ chính theo chức năng, nhiệm vụ của phòng, phòng còn phối hợp với các phòng chuyên môn để phục vụ thành công các kỳ họp của HĐND tỉnh.
Nhìn chung năm 2022, phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị đã chủ động tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng các nội dung theo chức năng, nhiệm vụ của phòng để phục vụ thành công 05 kỳ họp HĐND tỉnh đảm bảo chất lượng và hiệu quả. Tuy nhiên, do nguyên nhân khách quan đã làm cho công tác phục vụ các kỳ họp HĐND tỉnh của phòng vẫn còn những hạn chế cần khắc phục như: việc bố trí ăn nghỉ cho đại biểu ở các huyện về dự kỳ họp, việc bố trí phương tiện đưa đón các đồng chí Thường trực HĐND, các Ban HĐND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng có lúc cũng còn có một số hạn chế nhất định.
Thời gian tới, để tiếp tục nâng cao chất lượng phục vụ các kỳ họp HĐND tỉnh mang tính chuyên sâu, chuyên nghiệp, phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị cần tập trung thực hiện tốt các giải pháp sau:
Thứ nhất, đẩy mạnh công tác giáo dục chính trị tư tưởng, phẩm chất đạo đức cho công chức và người lao động trong phòng. Tiếp tục duy trì, củng cố và tăng cường khối đoàn kết nội bộ, phát huy vai trò chủ động sáng tạo của từng cá nhân trong thực hiện nhiệm vụ.
Thứ hai, thường xuyên tranh thủ sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của Đoàn ĐBQH tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh, Đảng ủy và lãnh đạo Văn phòng; triển khai thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả, đổi mới và nâng cao chất lượng tham mưu, phục vụ, phân công và giao nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, từng bộ phận.
Thứ ba, tăng cường công tác phối hợp với các phòng chuyên môn đặc biệt là chuyên viên, lãnh đạo Phòng phụ trách các Tổ đại biểu HĐND tỉnh để nắm bắt thành phần, số lượng đại biểu về dự kỳ họp, qua đó xây dựng chương trình đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho đại biểu đảm bảo chu đáo, trọng thị.
Thứ tư, phát huy hiệu quả, vai trò trách nhiệm của từng cá nhân đặc biệt là các đồng chí lãnh đạo phòng trong việc tham mưu, phục vụ chuẩn bị các kỳ họp HĐND tỉnh. Từng đồng chí lãnh đạo phòng phải am hiểu, nắm chắc lĩnh vực phụ trách để mỗi công việc cụ thể đều có người lãnh đạo; giao việc gắn với đôn đốc, kiểm tra nhằm tăng tính chủ động, sáng tạo, khả năng tham mưu, tinh thần trách nhiệm của công chức, người lao động.
Thứ năm, sau các kỳ họp phòng cần tổ chức họp đánh giá rút kinh nghiệm trong công tác phục vụ kỳ họp; kịp thời khuyến khích, biểu dương các cá nhân tham mưu, phục vụ tốt và nghiêm túc phê bình, nhắc nhở các cá nhân thực hiện chưa hiệu quả nhiệm vụ của mình nhằm tạo động lực cống hiến cho công chức, người lao động trong phòng đối với việc tham mưu, phục vụ kỳ họp HĐND tỉnh nói riêng và công tác tham mưu, phục vụ đối với các hoạt động của Văn phòng nói chung.
Như vậy việc tham mưu, phục vụ tốt các kỳ họp HĐND tỉnh là một trong những hoạt động chính trị quan trọng trong chuỗi các hoạt động tham mưu, giúp việc của Văn phòng. Với xu thế phát triển, đòi hỏi công tác Văn phòng ngày càng phải đổi mới không những phục vụ tốt mà còn phải mang tính chuyên nghiệp, do đó để cả một bộ máy hoạt động chuyên nghiệp, hiệu quả thì các phòng, các bộ phận tham mưu, phục vụ trong đó có phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị cần phải đổi mới và nâng cao tính chuyên nghiệp trong các hoat động.
Nguyễn Thúy